Taken bestuursleden
Taken voorzitter:
- het ontwikkelen van visie, beleid en strategie & het geven van leiding.
- het vertegenwoordigen van de organisatie.
- bewaking en naleving statuten.
- voorbereiden en voorzitten bestuursvergaderingen alsmede (onder meer) het opstellen en bewaken rooster van aftreden.
Taken secretaris:
- inrichten van de organisatie.
- afdoen van schriftelijke correspondentie en besluiten alsmede (onder meer) verslaglegging van de bestuursvergaderingen en het opstellen jaarverslag.
- facilitaire zaken, zoals huisvesting, automatisering, verzekeringen e.d.
Taken penningmeester:
- zorg dragen voor de inrichting van de financieel administratieve processen.
- beheren van financiële administratie.
- zorg dragen voor jaarlijkse financiële verslaglegging.
- zorg dragen voor vermogensbeheer en beleggingsbeleid, alsmede (onder meer) opstellen van begroting (budget).
- bewaking voortgang financiën (begroting).
- bepalen financiële prioriteiten (met inachtneming doelstellingen).
- signaleren van afwijkingen in begroting en zo nodig bijsturen.
Overige taken van algemene bestuursleden:
- beoordeling van aanvragen
- (mede) opstellen van bestedingsbeleid.
- bijbehorende criteria en procedures van behandeling aanvragen.
- zorg dragen voor de uitvoering van het proces van behandeling aanvragen, waaronder de beoordeling van aanvragen en het verzorgen van toekenningen en afwijzingen.
- regelmatige evaluatie, zowel procesmatig als inhoudelijk (eventueel) doen van voorstellen tot aanpassing bestedingsbeleid.
Overige taken van het bestuur:
- communicatie.
- onderhouden interne en externe kontakten.
- representatieve werkzaamheden alsmede public relations.
- verstrekken van voorlichting.
- juridische en fiscale zaken.
- fiscale positie rechtspersoon.
- onderhouden kontakten met betrokken instituties (fiscus, KvK e.a.).
- volgen van noodzakelijke ontwikkelingen op deze terreinen.
- Aanspreekpunt gebouwen, personeel en vrijwilligers.
Vergaderregels:
Frequentie
Het bestuur vergadert ten minste viermaal per jaar (1x per kwartaal).
Agenda
Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten inbrengen, daarna wordt de agenda opgesteld en gemaild. In principe wordt de vergadering afgewerkt volgens de agenda, maar op verzoek kan de voorzitter van die volgorde afwijken. De voorzitter kan staande de vergadering besluiten een of meerdere punten door te schuiven naar een volgende vergadering. Belangrijke agendapunten kunnen worden toegevoegd bij de vaststelling van de agenda aan het begin van de vergadering.
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Notulen
Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Inbreng tijdens de vergadering
Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht; ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.