Beleidsplan

Periode 2020 – 2025

1. Inleiding

In dit beleidsplan legt de Stifting Âld Collumersweach (‘de stifting’) haar beleidsvoornemens voor de periode 2020 – 2025 neer. De aanleiding voor het schrijven van dit beleidsplan is de oprichting van de stichting in december 2019 met als doel het exploiteren en beheren en onderhouden van de begraafplaats te Kollumerzwaag, voorheen behorend bij de Hervormde Gemeente aldaar.

Ontstaansgeschiedenis van de stichting

De stichting is in december 2019 opgericht. De aanleiding hiervoor was het afstoten van de begraafplaats door de Hervormde Gemeente te Kollumerzwaag, vanwege de fusie met haar zustergemeente de Gereformeerde kerk te Kollumerzwaag en de oplopende kosten, een teruglopend kerkbezoek en een overschot aan kerkgebouwen met begraafplaats. Omdat de begraafplaats samen met de kerk een belangrijk en zeer karakteristiek onderdeel van het dorp Kollumerzwaag vormt is besloten de begraafplaats alsmede het gebouw “De Rank’ met aula’s in een stichting onder te brengen Deze stichting gaat de begraafplaats overnemen en beheren. De stichting wordt bestuurd door vrijwilligers en ook het onderhoud wordt (grotendeels) door vrijwilligers gedaan.

Leeswijzer

Dit beleidsplan beschrijft de wijze waarop de stichting uitvoering gaat geven aan haar doelstellingen.

2. Organisatie Stifting Âld Collumersweach

Wat wil de stichting?

De stichting heeft ten doel de begraafplaats met bomen, beplanting, hekwerk, toegangspaden en de op de begraafplaats staande grafmonumenten duurzaam te onderhouden en in stand te houden. Deze onderdelen vormen samen met het monumentale kerkgebouw een belangrijk onderdeel van het aanzien van het dorp Kollumerzwaag. Daarnaast moet de stichting zorgdragen voor een goede administratie over de nog bestaande en uit te geven grafrechten van de graven op deze begraafplaats. Dit is vertaald in de volgende 4 uitgangspunten. Deze komen overeen met de statutaire doelstellingen:

Het (doen) exploiteren, beheren en (doen) onderhouden van de graven en het terrein van de begraafplaats rondom de hervormde kerk te Kollumerzwaag.
Het doen exploiteren van het gebouw met Aula’s “De Rank.
Het (doen) voeren van de administratie over de grafrechten van de graven op de begraafplaats behorende bij voormeld kerkgebouw.
Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

Algemeen nut staat centraal

Met de werkzaamheden van de stichting wordt een algemeen belang gediend. De stichting zal een aanvraag indienen om aangemerkt te worden als algemeen nut beogende instelling in de zin van Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR), waardoor de stichting fiscaal vriendelijke donaties en legaten kan ontvangen. Ook is het hierdoor voor donateurs onder voorwaarden mogelijk de donaties fiscaal gefaciliteerd plaats te laten vinden. Indien de stichting een bedrijf of natuurlijk persoon bereid vindt om een aanzienlijke schenking te doen aan de stichting, is de stichting bereid fiscaal advies in te winnen om ten behoeve van de betreffende donateur tot een fiscaal gefacilieerde vormgeving te komen.

Wie zijn de bestuursleden?

Het bestuur van de stichting bestaat op dit moment uit de volgende personen:

T(jipke) de Bruin. voorzitter;
Vacante plaats;
R(uurd)P(ieter) de Boer, secretaris / penningmeester;
J(acob) de Vries, lid;
R(intje) Jansen, lid;

Allen woonachtig te Kollumerzwaag.

Werkzaamheden van het bestuur

De werkzaamheden waarvoor een bestuur staat, zijn hieronder opgesomd (niet uitputtend):

het ontwikkelen en vaststellen van een visie, beleid en strategie, alsmede regelmatige evaluatie hiervan.
het geven van leiding (aan de uitvoering van taken).
het inrichten van de organisatie.
het vertegenwoordigen van de organisatie.
zorg dragen voor de projectadministratie.
zorg dragen voor vermogensbeheer en een beleggingsbeleid.
bewaking en naleving statuten en (evt.) huishoudelijk reglement.
voorbereiden en voorzitten bestuursvergaderingen.
onderhouden interne en externe kontakten.
beheren van financiële administratie.
zorg dragen voor jaarlijks verslaglegging (financieel en bestuurlijk).
afdoen van schriftelijke correspondentie en besluiten.
representatieve taken alsmede public relations.
zorg dragen voor de juridische en fiscale positie van de rechtspersoon.
waarborgen en evalueren van de kwaliteit van het bestuur (en de organisatie).

3. Activiteiten Stifting Âld Collumersweach

Wat zijn de activiteiten van de stichting?

De activiteiten van de stichting zijn erop gericht het onderhouden van de begraafplaats met de daarop aanwezige grafmonumenten voetpaden en groenvoorzieningen. Met als bijkomend doel het leefbaar houden van het dorp Kollumerzwaag, omdat deze onderdelen, samen met het monumentale kerkgebouw een groot deel van het beeld van het dorp bepalen.

Voor de aankomende jaren wil de stichting naast exploitatie, onderhoud en uitbreiding van de begraafplaats zich ook gaan inzetten voor het verwerven van financiële middelen om bovenvermelde doelen te verwezenlijken. Het gaat dan om de volgende activiteiten:

Het innen van grafrechten etc.;
Het exploiteren van de Aula’s;
Het beheer en werving van schenkingen van derden;
Uitzoeken op welke wijze de financiële middelen het beste weggezet kunnen worden met als uitgangspunt: zo’n hoog mogelijk rendement, waarbij het vermogen in stand blijft;
Het voeren van een deugdelijke administratie.

Tijdspad

Vanaf 1 januari 2020 zal de stichting de begraafplaats overnemen;
In het najaar van 2020 zal er een evaluatie plaatsvinden binnen het bestuur over de huidige wijze waarop de stichting werkt en welke verbetermogelijkheden er zijn voor de toekomst.

4.Financiële uitgangspunten de Stifting Âld Collumersweach

De financiële uitgangspunten

Hieronder de financiële uitgangspunten:

Het jaarlijks te besteden vermogen– verkregen via de exploitatie, rente-inkomsten, en direct besteedbare donaties van de begraafplaats – wordt veelal zo direct mogelijk besteed. De indirecte kosten zijn minimaal en hebben louter betrekking op uitgaven als bankadministratiekosten, inschrijving Kamer van Koophandel en overige onkostendeclaraties, zoals de kosten verbonden onderhoud van de begraafplaats door derden en aan het in standhouden van een website.
De uitgifte van nieuwe grafrechten.
De inkomsten uit jaarlijks te innen grafrechten.
De inning van provisies voor grafmonumenten.
Alle opbrengsten en kosten worden in beginsel verantwoord in de periode waarop zij betrekking hebben. Alle opbrengsten (schenkingen) worden als opbrengst verantwoord in het boekjaar waarin zij door de stichting worden ontvangen.
Als rentebaten worden verantwoord de aan het verslagjaar toe te rekenen ontvangen c.q. te vorderen renten uit hoofde van uitstaande banksaldi.

De wijze waarop het vermogen tot stand komt

Het vermogen van de stichting wordt gevormd door giften, legaten, hetgeen door erfstelling verkregen wordt, jaarlijkse inning van grafrechten alsmede andere baten. Daarnaast wordt door de Hervormde Gemeente te Kollumerzwaag bij de overdracht van de begraafplaats meegegeven, het bij de begraafplaats aanwezige activa en passiva volgens de balans per 31 december 2019 waaronder bestaande gelden gereserveerd t.b.v. reeds afgekochte graven en grafrechten alsmede het gebouw met ondergrond aula’s etc. “De Rank”.

De nieuwgevormde Protestantse Gemeente Kollumerzwaag behoud het recht tot gebruik van de verenigingslokaliteit van “De Rank”, tegen een redelijke huur.

Voor zover de stichting haar vermogen niet direct aanwend ter nastreving van haar doelstelling zal zij dit vermogen op een goed renderende spaarrekening plaatsen of beleggen in fondsen waarbij het koersrisico grotendeels wordt afgedekt.

De bestuurders ontvangen geen beloning voor hun diensten.